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數(shù)字化檔案是信息時代發(fā)展的必然產(chǎn)物，是檔案管理方式質(zhì)的飛躍，高校檔案數(shù)字化工作遵循了檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，依托高校校園網(wǎng)優(yōu)勢，實現(xiàn)了信息存儲數(shù)字化、信息傳播網(wǎng)絡(luò)化、信息資源共享化。近幾年，各大高校檔案館在檔案數(shù)字化方面都取得了顯著的成效，有效的整合了高校的檔案信息資源，促進了高校檔案管理的科學(xué)化，提高了檔案管理利用效率，開創(chuàng)了檔案事業(yè)管理、服務(wù)的新局面。

現(xiàn)在高等教育的逐漸普及，在高校中接受教育的人數(shù)也在不斷的增加，面對如此龐大的信息數(shù)量，學(xué)籍檔案管理工作的效率已經(jīng)越來越受到重視。學(xué)籍檔案中需要記錄許多的信息，然而現(xiàn)在的學(xué)籍檔案管理基本上是將這些信息分開來存放的，通常都是以院系、專業(yè)、班級為單位來裝訂成冊的，有的學(xué)校還會將學(xué)生的學(xué)籍發(fā)生變動時的信息在與這些信息分開來進行存放，學(xué)生所得到的各種獎懲、任職情況、黨員信息、綜合評價也有可能在其他卷宗里面?？傊褪菍W(xué)生的各種學(xué)籍信息來進行分開的存放，而不是統(tǒng)一存放管理的。這種信息的分割管理，很容易讓想要了解信息的人無法獲得全面的信息。但是如果將這些信息進行數(shù)字化存放到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，就能夠讓這些信息統(tǒng)一的呈現(xiàn)出來，從而讓學(xué)生的學(xué)籍信息更加的完整。

發(fā)揮數(shù)字化優(yōu)勢，進行學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，很容易受到蟲蛀，水漬泡的現(xiàn)象，由于紙質(zhì)的特殊性，學(xué)生檔案如果保存不當(dāng)，一旦發(fā)生火災(zāi)，后果不堪設(shè)想。另外對保存環(huán)境的要求比較高，檔案的拿取和整理相當(dāng)不便，浩如煙海，數(shù)量龐雜而笨重的檔案資料需要大量的檔案管理人員來進行擺放整理和日常維護。紙質(zhì)檔案在管理過程中，還需要占用較大的空間來進行物品存放，費時費力。相比較傳統(tǒng)落后的學(xué)籍檔案管理，數(shù)字化加工后，學(xué)籍?dāng)?shù)字化管理將實現(xiàn)網(wǎng)路化的資源共享，功能完善和結(jié)構(gòu)有序。

從現(xiàn)有的檔案工作體系逐步向數(shù)字化工作體系轉(zhuǎn)化，必須逐步建立和健全一套有自己特色的數(shù)字化檔案工作體系，檔案數(shù)字化工作有一個作業(yè)流程，各個工作環(huán)節(jié)之間相互配合、相互影響，哪一步都不能停滯馬虎，任何一個環(huán)節(jié)出差錯都直接關(guān)系到工作進程和數(shù)字化檔案的質(zhì)量。

數(shù)字化檔案信息加工包括數(shù)字檔案信息整理、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)字檔案信息錄入、數(shù)字檔案信息集成等基本功能，數(shù)字信息轉(zhuǎn)換的主要功能是將經(jīng)過加工處理的各類非結(jié)構(gòu)化數(shù)字信息轉(zhuǎn)換成能被數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)進行處理的結(jié)構(gòu)化數(shù)字信息，這個功能主要是由數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字檔案信息導(dǎo)入功能加以實現(xiàn)的。

高?？梢詫W(xué)校檔案數(shù)字建設(shè)外包給其他公司，可以極大的提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換效率，這些公司常年從事各種數(shù)字化學(xué)籍檔案加工工作，使用最先進的掃描設(shè)備和專業(yè)的加工團隊。保質(zhì)保量的完成檔案加工整理工作，使教職員通過檢索，輕松查詢檔案記錄情況，在線瀏覽，借閱共享，整理和分類工作。

數(shù)字化建設(shè)可促進高等教育新模式，提高辦學(xué)的質(zhì)量和效益。具體有以下幾個方面。

（1）教學(xué)方面有高度共享的教學(xué)資源、信息資源、智力資源。利用數(shù)字化校園實現(xiàn)高質(zhì)量教學(xué)資源、信息資源和智力資源的共享和傳播，促進高水平的師生互動、促進主動式、協(xié)作式、研究型的學(xué)習(xí)，形成新的學(xué)習(xí)方式，主動探索、協(xié)作研究，構(gòu)建開放、高效的教學(xué)模式，更好地培養(yǎng)學(xué)生的信息素養(yǎng)以及問題解決能力和創(chuàng)新能力。

（2）科研方面有高度共享的科研信息、資源設(shè)備。利用數(shù)字化校園加快科研信息傳播，促進國際性學(xué)術(shù)交流，開展網(wǎng)上合作研究，促進最新科研成果向教學(xué)領(lǐng)域轉(zhuǎn)化以及科研成果的產(chǎn)業(yè)化和市場化，提高科研的創(chuàng)新水平和輻射力。利用數(shù)字化校園，實現(xiàn)上下級部門之間更迅速便捷地溝通，實現(xiàn)不同職能部門之間的數(shù)據(jù)共享與協(xié)調(diào)。

（3）將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

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