（一）人事檔案整理的三大原則
1、服從人事工作需要的原則
人事檔案整理，必須圍繞人事工作來開展，適應人事工作的發展變化。在檔案中，那些反映干部和職工基本面貌和能力素質、成長經歷、職務變動等德、能、勤、績、廉方面的材料，是考察、識別、選用干部和職工工資晉級、退休等的重要依據，這些材料必須齊全、完整、真實、規范，絕不允許檔案中出現涂改造假，錯裝材料、缺頁少張的現象。
2、注重整理檔案內容的原則
干部職工人事檔案的內容是人事檔案工作的核心，也是人事檔案工作的價值所在。齊全、完整、真實、規范的檔案材料能夠比較全面、客觀地反映政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、專業技能、工作實績等方面的情況。
3、嚴格要求與立足實際相結合的原則
首先要嚴格掌握標準，同時要注意從實際出發，對存在的問題具體分析，對主要材料、近期材料必須嚴格要求，缺少的必須補齊，填寫不規范、手續不完整的要重新填寫、補全手續。
我們在整理檔案時，還要注意對歷史和前人的勞動的尊重，充分利用以前的整理基礎。這樣可以提高檔案整理工作的質量和效率。
（二）整理內容
檔案管理的主要內容包括：逐卷整理——登記分析——補充完善——整理歸檔，其中補充完善檔案材料是工作量最大、難度最大的一個工作環節。
逐卷整理，就是整理檔案中所存放的材料是否屬于同一人，尤其看是否存在同名同姓但不同一人的檔案材料。其次看是否有涂改檔案內容，使有關信息發生變動的現象，尤其是關于黨齡、年齡、工齡和學歷及獎懲信息是否有涂改。第三檢查檔案中是否存在有不真實的檔案材料，對這類問題除了檔案材料本身記載的內容、辦理手續、來源渠道分析外，還要從某一材料或檔案中相關材料的記載進行分析。
登記分析，對審查中出現的問題分類進行登記工作是后期補充完善檔案材料的前提和依據。
補充完善，對檔案中缺少的檔案材料，根據材料內容和性質的不同可分別采取補充收集、復制和重新制作填寫等三個處理辦法，對手續不完備的檔案材料，能夠補充的信息要都要注明復制、補制標識和復制補制時間。
整理歸檔，在對干部職工人事檔案分類裝訂、加工整理等方面，主要關注加工整理的檔案材料是否影響到檔案的利用，以及有無明顯錯誤和不符合規定的地方，及時歸檔，避免形成積壓。在完成補充完善檔案材料和歸檔工作后，應對檔案進行一次復核，避免遺漏問題。
（三）方法步驟
1、鑒別
是對準備歸檔的材料進行審查，甄別材料的真偽，判定材料的保存價值，確定其是否屬于歸檔范圍，是否符合歸檔要求。鑒別工作的內容包括歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、填寫規范、手續完備；對經過鑒別不符合歸檔要求的材料，要區別不同情況，采取轉出、退回、留存、銷毀等不同方式進行處理。
2、分類
按照《干部檔案工作條例》規定，干部人事檔案材料應根據其內容特征分為十大類。
第一類，履歷材料。
包括以反映干部本人自然情況、經歷、家庭和社會關系等基本情況為主要內容的材料。主要有：1988年、1999年兩版履歷表，填寫要規范，前后一致，培訓兩個月以上的填寫，需在四類中有材料，還要有屬于履歷性質的登記表，中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡歷，人大常委會委員、政協委員簡歷歸此類。
第二類，自傳材料，報告個人有關事項的材料。
自傳材料包括自傳和屬于自傳性質的材料。一些以自傳為主的履歷或簡歷表也應該歸在第二類。第二類中新增加了報告個人有關事項的材料。
第三類：考察、考核、鑒定材料、審計材料。
包括人事管理工作中，組織、人事部門通過各種途徑，對干部德能勤績廉進行調查、評價的材料，具體有：定期考核材料，年度考核登記表每年需歸檔，援青、援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調動、轉業、學校、黨校學習純屬鑒定不帶成績的各類鑒定（帶成績的歸在第4類中）；調任時審計材料；后備干部登記表。
第四類：學歷學位材料；職業（任職）資格和評（聘）專業技術職務（職稱）材料；反映科研學術水平的材料；培訓材料。
包括記載和反映干部學習、技能、科研水平的各種材料。其中：
1、學歷學位材料：高中畢業登記表，中專畢業生登記表；普通高等教育、成人教育、自學考試、黨校、軍隊院校報考登記表，入學考試各科成績表，研究生推薦免試登記表，專家推薦表、畢業生登記表，授予學位的材料，畢業證書、學位證書復印件，黨校學歷證明。歸二級分類的1類中。
2、職業（任職）資格材料：職業資格考試合格人員登記表或職業（任職）資格證書復印件；評聘專業技術職稱（職務）材料；專業技術職務任職資格評審表、申報表，聘任專業技術職務審批表等材料，歸二級分類2類中。
3、反映個人科研學術水平的材料；主要是科研單位和院校，歸二級分類3類中。
4、培訓材料：為其兩個月以上的學員培訓（學習、進修）登記表、考核登記表、結業登記表等材料（培訓學習時間明確為兩個月以上）歸二級分類4類中。
第五類：政審材料。
更改或認定改名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。“三齡一歷”認定材料了歸在第五類。
第六類：黨、團組織建議工作中形成的材料。
包括干部參加黨、團組織的有關材料。
第七類：表彰獎勵材料。
包括對干部給予獎勵或表彰的材料。注意，享受政府特殊津貼材料，此次統一規定作為獎勵材料，歸第七類。
第八類：涉法違紀材料。
第九類：招錄、聘用材料；任免、調動、授銜、軍人轉業（復員）安置、退（離）休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會、人代會、政協會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派會議形成的材料。
包括干部職務變化、工資待遇、出國（境）等材料，以及各種代表會議代表登記表等材料。注意，《公務員登記表》和《參照公務員法管理機關（單位）工作人員登記表》統一規定歸在第九類。
第十類：健康檢查和處理工傷事故材料，治喪材料，干部人事檔案報送、審核工作材料；學生報到證等其他材料。
主要包括錄用體檢表，反映嚴重慢性病、身體疾病的體檢表；工傷致殘診斷書；確定致殘等級的有關材料；生平、非正常死亡調查報告等。干部檔案報送單，干部檔案有關情況說明，視作交費年限登記表等材料也歸入此類。
3、排序
排序是指將每類別的材料按其時間的先后順序或內容的內存聯系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。具體方法：
⑴按材料形成的時間排序。適用于干部人事檔案材料第一二三四七九十類材料。第四九類材料排序時，在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。
⑵按材料的內容以及材料之間的內在聯系排序。適用于第五六八類材料。其中，第五八類材料的排列順序一般為：上級批復、結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調查報告，證明材料，本人檢討或交代材料等。第六類材料，入團志愿書應排在入團的其他材料之前，入黨志愿書應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后順序排序。
每一類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角逐頁編寫頁碼。中組部最新的頁碼編寫方法為：凡有圖文的頁面，每面作一頁，有封面的材料從封面開始編寫，空白紙（托裱）不計頁數。復制件和原件應視為一份材料，統一編寫頁數。
4、編目
編目的具體要求是：
⑴、檔案材料應按照排列順序，逐份逐項進行編目，做到目錄清楚，填寫準確。書寫目錄要工整、準確、清楚、美觀，使用規范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆，檔案目錄不能粘貼涂改。
⑵、每類目錄之前應注明材料類號和類別名稱。
⑶、“序號”填寫材料類號和排列序號。序號欄的規范填寫方法是：材料類號用漢字“一”至“十”，二級分類的類號用（一）至（四），序號用阿拉伯數字。
⑷、“材料名稱”根據材料題目填寫。沒有標題或標題不規范的，應另擬標題。材料的題目過長，可適當簡化。凡原材料題目不符合實際內容的，須另行擬訂題目。擬訂或簡化題目，必須確切反映材料的主要內容或性質特點。
⑸、“材料形成時間”填寫材料落款時間。有多個時間的材料，一般以最后的時間為準。時間填寫要盡量規范，有具體年月日的，必須填寫齊全。
⑹、“頁數”填寫材料的頁數。按編好的頁數如實填寫。
⑺、“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因為內容相關合并為一份材料的，要在備注欄中進行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表、復制件等。
⑻、每類目錄之后須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。特別是第三四九類等，不能在同一頁中填寫其他類別材料的條目。
5、技術加工
對紙張破損、幅面不規則或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料，應進行技術加工。
⑴對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應采用復印、掃描、拍攝等方法進行復制。復制件應附在原件后，與原件作為一件。
⑵幅面過大的檔案材料應進行折疊或剪裁，折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片、印章、圖形不到位，不橫放，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、照片、印章、圖形等內容。注意，從保護檔案原貌、簡化整理的目的出發，不要對檔案材料進行過度裁剪。
⑶幅面過小的材料應進行托裱，裝訂線內有文字的材料應加邊。檔案材料一般應留夠2厘米的裝訂邊，不夠的應加邊，有些材料幅面太小，無法裝訂，應當在材料的底部托上層質量較好的紙張。
⑷檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應當拆除。
⑸每份檔案材料應各自獨立，嚴禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。
6、裝訂
檔案目錄置于卷首，卷內材料順序與目錄相符，檔案材料應左邊、右邊、下邊對齊，上邊基本齊。在左側打孔裝訂，做到結實、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀，干部人事檔案如果太厚，應該分成兩卷裝訂。分卷裝訂時，必須保證同一類材料分在同一卷中。干部檔案卷夾材質應符合檔案保護要求。卷夾背脊應附邊簽，用于書寫干部姓名、籍貫、檔案編號等，書寫姓名不得使用同音字或不規范的簡化字。
（四）檔案數字化對單位的作用
1、準確反映單位的成長歷程
首先聲明，不想成長的單位勿需檔案管理。檔案記錄著單位成長的點點滴滴。單位發展何時平穩、何時動蕩，原因何在，也可以從中找到規律和解答。
2、防患單位秘密外泄
單位檔案無不涉及國家秘密，如果沒有統一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統一管理，而且還有要保密意識。
3、決策制訂的參謀和幫手
單位做決策、出制度，往往都要查找歷史數據，進行同比分析或信息對比，沒有檔案就無法進行。檔案管理良好的單位，死檔案強過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開檔案資料。
4、單位文化的活標本
很多單位搞單位文化建設總喜歡請專家幫忙，殊不知，單位文化是單位成員思想意識在單位制度規范、職工行為、業務內容等諸多方面的投射或反映。是單位員工自己培養創建起來的，是不假外求的東西。做好檔案管理的單位，在整理完善單位文化時，不需要搜索枯腸，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體員工認可的價值觀、制度規范、行為準則梳理、補充、完善，單位文化的基本內容就有了。再結合單位發展史上的重要事件的整理、以及優秀員工代表的事跡總結，單位文化就豐富起來了。
5、單位宣傳的資料庫
檔案管理好的單位需要進行宣傳時，只需在檔案室調取資料就行了，不需要臨時抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員彩排似的，勞命傷財，準備道具、背景。檔案管理好的單位，宣傳資料真實可信，對宣傳和擴大單位影響力有百利而無一害。檔案管理實在是一舉多得的事情。
6、員工成長的斷代史
人事部門對于在職或是退休的員工檔案應該定期移交檔案管理部門。人事部門應該加強員工檔案管理，每年補充、更新員工檔案內容，準確及時記錄員工成長的腳步。員工在單位多少年，檔案就應該記載多少年的主要成長歷程。單位人事檔案應該成為員工成長的斷代史。
（五）檔案數字化可實現的目標
建設滿足用戶需求的檔案信息化工作，可實現各單位檔案收集整理的自動化、資源管理的數字化、信息利用的網絡化、業務管理工作的信息化，同時建立起檔案業務的規范化管理體系，并通過對歷史資源的轉換、遷移、規范化和數字化加工實現檔案數字資源建設。通過檔案信息化的建立，可實現檔案的信息化管理目標，具體如下：
1．實現檔案的自動化管理，數字化存儲，網絡化服務，使檔案信息成為可共享、可充分利用的重要資源，成為公共服務體系的重要組成部分。
2．改變傳統的紙質檔案管理模式，將業務檔案以及文書檔案納入打檔案管理系統，將所有類別的檔案及電子文件進行集中管理。
3．提高檔案的調閱速度。檔案信息化系統建成以后，無特殊要求的檔案不再需要查閱檔案原件，只需通過計算機進行查詢，調閱更加方便、快捷，大大提高檔案利用的效率。
4．檔案管理工作更加規范化、專業化。解決傳統檔案管理難以實現的問題，如一份檔案同時多人查閱，檔案的備份與恢復，提供檔案的各類統計報表，到期檔案銷毀提示等。
5．建立獨立完整的檔案管理系統，可以無需依賴于OA系統就能完成所有的檔案管理工作，同時，必要時可與其他信息系統進行信息交互。
6．建立電子檔案庫。將案卷掃描影像以及其他電子檔案存儲管理，建立電子檔案庫，滿足內部管理或其他相關機構的文件共享。
建設國內一流水平的檔案信息化網絡平臺和檔案信息資源總庫。
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